Prosedür Nasıl Yazılır veya Nasıl Hazırlanır?
Prosedür Nasıl Yazılır veya Nasıl Hazırlanır diye internette birçok bilgi karmaşası görebilirsiniz. Bu yazımızda size kısaca prosedür nasıl yazılır veya hazırlanır konusundan bahsetmek istiyoruz.
Prosedür; yapılacak bir faaliyetin, yapılma metodunu, kimi zaman da yapılma aşamalarını / basamaklarını anlatan yazılı sistemdir. Prosedür, bir amaca, hedefe ulaşmak için izlenen yol ve yöntemdir. Yönetsel süreçleri anlatan yazılı metin halinde dokümante haline getirilmektedir. İyi bir yönetim sistemi kurmak için, öncelikle çalışma prensiplerini / metotlarını anlatan prosedürlerin doğru ve açık olmasını sağlamak gerekmektedir. Prosedürün tanımı ile ilgili bu bilgiler sonrasında, prosedürün nasıl yazılacağı ile ilgili açıklamalara değinecek olursak;
Prosedürün amacı, kapsamı, sorumluları, performans göstergeleri, prosedür idame edilirken kullanılacak olan ilgili dokümanlar ve prosedürün işletim aşamaları/basamakları, prosedürün yayın tarihi ve revizyon bilgileri, bulunması gereken asgari konulardır.
Bir örnek ile açıklayacak olursak;
İnsan Kaynakları ve Eğitim Prosedürü hazırlayacak olalım. Öncelikle prosedürün amacı; işe giriş çıkışlar ve personelin eğitim ile farkındalığını sağlamak ve takip etmek olacaktır.
Prosedürün kapsamı; personel ihtiyacından, personelin eğitilmesi, özlük haklarının takibi ve işten çıkma sürecini kapsayacaktır.
Prosedürün performans parametreleri/göstergeleri; doğru ve etkin personel temini, personele verilen eğitimlerin yeterliliği, personel sirkülasyonu vb. konular olacaktır.
Prosedür idame edilirken kullanılacak ilgili dokümanlar; Personel talep formu, iş başvuru formu, personel özlük dosyası kontrol listesi, eğitim katılım formu, avans talep formu, izin formu vb. formlar olacaktır.
Prosedür işletim aşamaları/basamakları; personel talebi olması durumunda insan kaynaklarına talep formunun iletilmesi, sonrasında üst yönetimce onay verildiği takdirde ilgili havuzdan veya insan kaynakları sitelerinden personel ilanı açılması, aday personeller ile iş başvuru formu ile mülakatların yapılması, işe giren personel için özlük dosyası açılması ve içindekilerin personel özlük dosyası kontrol listesi ile kontrolünün sağlanması, personel izin talep ettiğinde izin talep formu ile izinlerin verilmesi ve izlenmesi vs. şeklinde akış şemasına benzer bir mantıkla işleyecektir.
Son olarak prosedürün doğru ve etkin işletilmesi için, tüm sistem dokümantasyonunda olması gerektiği gibi bir kimlik bilgileri yani bir yayın tarihi, revize olduğundan bunu izlemek için revizyon tarihi ve revizyon numarası alanlarının olması da gerekmektedir.
Sizde işletmeniz için bir yönetim sistemi kurmak veya en azından prosedürler yazmak istiyorsanız, Toem Kalite ile irtibata geçebilirsiniz.
