İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Eğitimleri

ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Eğitimleri

ISO 22301 eğitimleri; kuruluşların iş sürekliliği yönetim sistemi yaklaşımını doğru anlaması, kritik ürün ve hizmetlerini sistematik biçimde değerlendirmesi ve standardın şartlarını günlük faaliyetlerine uyarlaması için hazırlanır.

TOEM Kalite olarak eğitim yaklaşımımızı yalnızca standart maddelerinin anlatılmasıyla sınırlamıyoruz. Katılımcıların kendi süreçlerini, kritik faaliyetlerini, bağımlılıklarını, kabul edilebilir kesinti sürelerini, süreklilik stratejilerini, planlarını, tatbikatlarını ve iyileştirme ihtiyaçlarını değerlendirebildiği uygulamaya dönük bir öğrenme modeli benimsiyoruz.

Teklif Al İletişime Geç

ISO 22301 Eğitimi Nedir?

ISO 22301 Eğitimi, İş Sürekliliği Yönetim Sistemi standardının yapısını, temel kavramlarını ve uygulama beklentilerini açıklayan kurumsal bir gelişim programıdır. Eğitim; iş sürekliliği sistemi kuracak kuruluşlar, mevcut sistemini geliştirmek isteyen ekipler, kriz ve acil durum koordinasyonu yapan birimler, iç tetkik görevi üstlenecek çalışanlar ve iş sürekliliğiyle ilgili karar alan yöneticiler için farklı derinliklerde planlanabilir.

ISO 22301 yalnızca bir felaket planı veya acil durum prosedürü hazırlamaya yönelik bir standart değildir. İş sürekliliği; kuruluşun bağlamı, liderlik, politika, iş etki analizi, risk değerlendirmesi, strateji ve çözüm geliştirme, planlar ve prosedürler, tatbikat programı, yetkinlik, iletişim, performans izleme ve sürekli iyileştirme başlıklarının birlikte ele alınmasını gerektirir.

Etkin bir eğitim programı sonunda katılımcıların standart şartlarını ezberlemek yerine, her şartın kuruluş içindeki karşılığını yorumlayabilmesi beklenir. Örneğin yalnızca yedekleme yapılıyor olması iş sürekliliğinin güvence altına alındığı anlamına gelmez. Kritik personel, çalışma alanı, bilgi teknolojileri, tedarikçiler, iletişim, ulaşım, enerji, dokümanlar ve karar mekanizmalarının birlikte değerlendirilmesi gerekir.

ISO 22301 Eğitiminin Amacı

ISO 22301 eğitimlerinin temel amacı, iş sürekliliği yönetim sisteminin kuruluş içinde anlaşılmasını ve uygulanmasını desteklemektir. Eğitim sonunda katılımcıların kendi görev alanları ile kuruluşun kesintilere karşı dayanıklılığı arasındaki bağlantıyı kurabilmesi hedeflenir.

ISO 22301 Eğitimine Kimler Katılmalıdır?

ISO 22301 eğitimi, kuruluşun iş sürekliliği yönetim sistemi içerisinde doğrudan veya dolaylı sorumluluğu bulunan çalışanlara yöneliktir. Katılımcı profili seçilirken yalnızca bilgi teknolojileri veya kriz yönetimi ekibi dikkate alınmamalıdır. Operasyon, insan kaynakları, satın alma, tesis yönetimi, finans, hukuk, kurumsal iletişim, kalite, bilgi güvenliği ve üst yönetim de iş sürekliliğini etkileyebilir.

ISO 22301 Eğitim Türleri

Kuruluşların eğitim ihtiyacı aynı değildir. Çalışanların görevleri, sistemin olgunluk seviyesi, kritik faaliyetlerin yapısı, kesinti deneyimleri, belgelendirme hazırlığı, iç tetkik planı ve sektörel bağımlılıklar dikkate alınarak farklı eğitim kapsamları oluşturulabilir.

Eğitim kapsamı belirlenirken katılımcıların mevcut bilgi seviyesi ve kuruluşun beklentisi birlikte değerlendirilmelidir. Yeni başlayan bir ekip için temel kavramların ve standart yapısının açıklanması öncelikli olabilirken, sistemini uzun süredir uygulayan bir kuruluşta iş etki analizi metodolojisi, kurtarma hedefleri, tedarikçi bağımlılıkları, tatbikat kalitesi ve plan doğrulama yaklaşımı daha ayrıntılı ele alınabilir.

ISO 22301 Standardının Yapısı Nasıl Ele Alınır?

Eğitimde standardın yönetim sistemi mantığı bütüncül biçimde açıklanır. Kuruluşun bağlamı, liderlik, planlama, destek, operasyon, performans değerlendirme ve iyileştirme başlıkları birbirinden bağımsız değildir. Her bölüm, kuruluşun kesintilere karşı hazırlığını geliştirmek için bir sonraki aşamaya veri ve karar girdisi sağlar.

Kuruluşun bağlamı ve süreklilik öncelikleri doğru analiz edilmeden sistem kapsamı sağlıklı belirlenemez. Liderlik ve politika olmadan kaynaklar ve hedefler sürdürülebilir hale gelemez. İş etki analizi yapılmadan kritik faaliyetler, kurtarma hedefleri ve stratejiler doğru belirlenemez. Tatbikat, izleme ve analiz yapılmadan planların uygulanabilirliği güvenilir biçimde değerlendirilemez.

İş Etki Analizi Nasıl Yapılır?

İş etki analizi, kesintilerin kuruluşun ürün ve hizmetleri üzerindeki etkisini zaman boyutuyla değerlendiren temel çalışmadır. Eğitimde analiz kapsamının belirlenmesi, süreç sahipleriyle veri toplanması, etki kriterlerinin oluşturulması ve sonuçların önceliklendirilmesi ele alınır.

Analiz yalnızca “hangi süreç önemlidir?” sorusuna cevap vermez. Bir faaliyetin ne kadar süre kesintiye uğrayabileceği, hangi noktadan sonra kabul edilemez etkilerin oluşacağı, hangi kaynaklara bağımlı olduğu, hangi minimum kapasitede sürdürülmesi gerektiği ve hangi sırayla geri döndürülmesi gerektiği belirlenir.

Finansal kayıp, mevzuata aykırılık, müşteri hizmet seviyesinin bozulması, itibar kaybı, sağlık ve güvenlik etkileri, sözleşme ihlali ve operasyonel birikme gibi kriterler kuruluşun yapısına göre kullanılabilir. Değerlendirme yönteminin açık, tutarlı ve tekrar edilebilir olması gerekir.

Kritik Faaliyetler ve Kurtarma Hedefleri Nasıl Belirlenir?

Kritik faaliyetler, kesintiye uğraması halinde kuruluşun öncelikli ürün ve hizmetlerini kabul edilemez düzeyde etkileyen faaliyetlerdir. Belirleme yalnızca yöneticilerin kanaatine veya süreç adlarına dayanmamalıdır. İş etki analizi sonuçları, müşteri yükümlülükleri, mevzuat, bağımlılıklar ve zaman içinde gelişen etkiler birlikte değerlendirilmelidir.

Azami kabul edilebilir kesinti süresi, hedeflenen kurtarma süresi ve veri kaybı toleransı gibi kavramlar birbirinden ayrılmalıdır. Bir faaliyetin ne kadar süre içinde yeniden başlatılmasının hedeflendiği, bağlı bilgi sistemlerinin ne kadar veri kaybını tolere edebildiği ve kabul edilemez etkinin hangi noktada oluştuğu açık biçimde tanımlanmalıdır.

Kurtarma hedefleri gerçekçi olmalı ve mevcut kaynaklarla desteklenmelidir. Bir faaliyetin iki saat içinde geri döndürülmesi hedefleniyor ancak alternatif personel, erişilebilir veri, yedek donanım veya uygun çalışma alanı bulunmuyorsa hedef yalnızca doküman üzerinde kalır.

Risk Değerlendirmesi ve Süreklilik Stratejileri

Risk değerlendirmesi, kritik faaliyetleri kesintiye uğratabilecek tehditleri, zayıflıkları ve mevcut kontrolleri anlamayı sağlar. Siber olaylar, enerji kesintisi, bina erişilemezliği, personel kaybı, tedarikçi kesintisi, haberleşme arızası, doğal afet, salgın, ekipman arızası ve lojistik sorunlar kuruluşun bağlamına göre değerlendirilebilir.

İş etki analizi “neyin ne kadar sürede geri dönmesi gerektiğini”, risk değerlendirmesi ise “hangi olayların bu faaliyetleri kesintiye uğratabileceğini” ortaya koyar. Bu iki çalışmanın sonuçları birlikte kullanılarak süreklilik stratejileri ve uygulanabilir çözümler geliştirilir.

Strateji seçiminde yalnızca teknik olarak mümkün olan çözüm değil; maliyet, uygulanabilirlik, hedeflenen kurtarma süresi, kapasite, güvenlik, mevzuat ve sürdürülebilirlik birlikte değerlendirilmelidir. Stratejilerin mevcut iş etki analizi sonuçlarıyla uyumlu olması gerekir.

İş Sürekliliği Planları ve Müdahale Yapısı

İş sürekliliği planları, kesinti anında hangi kararların kim tarafından ve hangi sırayla alınacağını gösteren uygulanabilir dokümanlardır. Planlar yalnızca genel niyet ifadelerinden oluşmamalı; aktivasyon kriterleri, roller, iletişim bilgileri, öncelikli faaliyetler, alternatif yöntemler, kaynaklar, eskalasyon ve normale dönüş adımlarını içermelidir.

Olay müdahale yapısında stratejik, taktik ve operasyonel sorumlulukların ayrıştırılması faydalıdır. Üst yönetim kritik kararları ve dış iletişimi yönetirken, operasyon ekipleri faaliyetlerin sürdürülmesini, teknik ekipler ise sistem ve altyapının geri dönüşünü koordine edebilir.

Planların güncel, erişilebilir ve kesinti koşullarında kullanılabilir olması gerekir. Yalnızca kurum ağı üzerinde bulunan bir plan, ağ erişimi kesildiğinde kullanılamayabilir. Bu nedenle kontrollü basılı kopyalar, çevrimdışı erişim, güvenli mobil erişim veya alternatif dağıtım yöntemleri planlanabilir.

Tatbikat Programı ve Planların Doğrulanması

İş sürekliliği planlarının yalnızca yazılmış olması yeterli değildir. Planların uygulanabilirliği, rollerin anlaşılması, iletişim kanallarının çalışması ve hedeflenen kurtarma sürelerinin gerçekçi olup olmadığı tatbikatlarla sınanmalıdır.

Masa başı tatbikat, çağrı zinciri testi, teknik kurtarma testi, alternatif çalışma alanı denemesi, tedarikçi katılımlı tatbikat veya tam kapsamlı operasyonel tatbikat gibi yöntemler kullanılabilir. Tatbikat türü, kapsamı, amacı ve riski kuruluşun olgunluğuna göre seçilmelidir.

Her tatbikat için amaç, kapsam, başarı kriteri, gözlemci, güvenlik sınırları ve değerlendirme yöntemi belirlenmelidir. Tatbikat sonrasında yalnızca “başarılı” veya “başarısız” kararı verilmemeli; güçlü yönler, gecikmeler, iletişim sorunları, kaynak eksiklikleri ve iyileştirme faaliyetleri kayıt altına alınmalıdır.

Kriz İletişimi ve İlgili Tarafların Yönetimi

Kesinti sırasında doğru ve zamanında iletişim, operasyonel müdahale kadar önemlidir. Çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, kamu otoriteleri, medya, hissedarlar ve diğer ilgili taraflar için iletişim sorumlulukları ve onay mekanizmaları belirlenmelidir.

Yanlış, gecikmiş veya çelişkili bilgi kuruluşun itibarını ve kriz yönetimini olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle hangi bilginin kim tarafından, hangi kanalla, hangi sıklıkta ve hangi yetkiyle paylaşılacağı planlanmalıdır. Hazır mesaj şablonları kullanılabilir; ancak her olayın koşullarına göre doğrulanmadan yayımlanmamalıdır.

İletişim listeleri düzenli olarak güncellenmeli ve çağrı zincirleri test edilmelidir. Alternatif iletişim kanalları, ana telefon veya e-posta sistemlerinin kullanılamadığı durumlar dikkate alınarak belirlenmelidir.

İş Sürekliliği Hedefleri ve Performans İzleme

İş sürekliliği hedefleri, politika ve stratejik önceliklerin ölçülebilir uygulama alanına dönüşmesini sağlar. Hedefler kuruluşun kritik faaliyetlerine, iş etki analizi sonuçlarına, risklerine, yasal şartlarına ve sistem olgunluğuna dayanmalıdır.

Hedef yalnızca “iş sürekliliğini geliştirmek” biçiminde bırakılmamalıdır. Başlangıç değeri, hedef değer, sorumlu, süre, faaliyetler, kaynak ihtiyacı ve doğrulama yöntemi belirlenmelidir. Örneğin kritik planların belirli tarihe kadar güncellenmesi, çağrı zinciri test başarı oranının artırılması veya kurtarma testinde belirli sürenin sağlanması ölçülebilir hedeflere dönüştürülebilir.

Performans değerlendirilirken yalnızca dokümanların tamamlanması değil, tatbikat sonuçları, hedeflenen ve gerçekleşen kurtarma süreleri, plan güncelliği, kritik tedarikçi hazırlığı, eğitim katılımı, düzeltici faaliyetlerin kapanması ve olaylardan öğrenilen dersler de izlenebilir.

İç Tetkik Eğitimi ve Denetim Yaklaşımı

ISO 22301 iç tetkik eğitimi, katılımcıların iş sürekliliği yönetim sistemini planlı, tarafsız ve kanıta dayalı biçimde değerlendirebilmesini amaçlar. İç tetkik yalnızca planların ve kayıtların varlığını kontrol etmek değildir. İş etki analizi, kurtarma hedefleri, stratejiler, iletişim listeleri, tatbikat sonuçları, tedarikçi bağımlılıkları ve gerçek olay kayıtları birlikte incelenmelidir.

Eğitim kapsamında tetkik programı, tetkik planı, kontrol soruları, açılış toplantısı, görüşme teknikleri, örnekleme, objektif kanıt, plan incelemesi, tatbikat kanıtları, uygunsuzluk yazımı, kapanış toplantısı, raporlama ve takip konuları ele alınabilir.

Uygunsuzluk yazımında şart, objektif kanıt ve bulgu arasındaki ilişkinin açık olması gerekir. Belirsiz, yoruma dayalı veya doğrudan çözüm tarif eden ifadeler yerine görülen durumun hangi şartla çeliştiği somut biçimde açıklanmalıdır.

Yönetimin Gözden Geçirmesi ve Sürekli İyileştirme

Yönetimin gözden geçirmesi, üst yönetimin iş sürekliliği yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini, etkinliğini ve kurumsal dayanıklılığa katkısını değerlendirdiği temel yönetim mekanizmasıdır. Toplantı yalnızca yıllık bir formalite olarak yürütülmemelidir.

İş etki analizi sonuçları, riskler, süreklilik hedefleri, tatbikatlar, gerçek olaylar, iç tetkikler, yasal yükümlülükler, kaynak ihtiyaçları, tedarikçi performansı, değişiklikler ve iyileştirme sonuçları karar odaklı biçimde ele alınmalıdır.

İyileştirme yalnızca uygunsuzluk kapatmak anlamına gelmez. Planların sadeleştirilmesi, alternatif tedarikçi geliştirilmesi, çapraz yetkinlik, teknik yedeklilik, uzaktan çalışma kapasitesi, iletişim kanallarının güçlendirilmesi ve tatbikat senaryolarının olgunlaştırılması da sürekli iyileştirmenin parçasıdır.

Eğitimde Uygulama ve Atölye Yaklaşımı

Katılımcıların öğrendiklerini iş ortamına aktarabilmesi için eğitimlerde örnek çalışma ve atölye uygulamalarına yer verilebilir. Uygulamalar kuruluşun sektörüne, katılımcı profiline ve eğitim seviyesine göre seçilir.

Online ve Kurum İçi Eğitim Yaklaşımı

ISO 22301 eğitimleri, kuruluşun ihtiyacına göre online veya kurum içi biçimde planlanabilir. Online eğitimlerde etkileşimi korumak için soru-cevap, kısa vaka analizleri, plan incelemeleri ve grup değerlendirmeleri kullanılabilir. Kurum içi eğitimlerde ise kuruluşun gerçek süreçleri, kritik faaliyetleri, bağımlılıkları, mevcut planları ve tatbikat sonuçları daha ayrıntılı ele alınabilir.

Kurum içi programların önemli avantajı, içeriğin kuruluşun sektörüne ve süreklilik önceliklerine göre uyarlanabilmesidir. Üretim kuruluşlarında tesis, ekipman, enerji ve tedarik sürekliliği ön plana çıkabilirken; hizmet kuruluşlarında bilgi sistemleri, insan kaynağı, iletişim, uzaktan çalışma ve müşteri hizmet seviyeleri daha ayrıntılı incelenebilir.

Eğitimin yöntemi ne olursa olsun, katılımcıların soru sorabildiği, kendi süreçlerinden veri ve örnek getirebildiği ve uygulama üzerinden değerlendirme yapabildiği bir yapı tercih edilir.

Katılımcıların Eğitim Sonunda Elde Edeceği Kazanımlar

Eğitim sonunda katılımcıların bilgi seviyesi, görev alanı ve program kapsamına bağlı olarak aşağıdaki yetkinlikleri geliştirmesi hedeflenir:

• ISO 22301’in amacını ve yönetim sistemi yapısını açıklayabilmek,
• İş sürekliliği, kriz yönetimi, acil durum ve felaketten kurtarma arasındaki ilişkiyi kurabilmek,
• İş etki analizi yaklaşımını uygulayabilmek,
• Kritik faaliyetleri ve bağımlılıkları belirleyebilmek,
• Etki kriterlerini ve zaman içinde gelişen kesinti sonuçlarını değerlendirebilmek,
• Azami kabul edilebilir kesinti, hedeflenen kurtarma süresi ve veri kaybı toleransı mantığını anlayabilmek,
• Risk değerlendirmesi ve süreklilik stratejisi ihtiyaçlarını belirleyebilmek,
• İnsan, teknoloji, tesis, tedarik ve iletişim çözümlerini iş sürekliliğiyle ilişkilendirebilmek,
• İş sürekliliği planları ve olay müdahale yapısı oluşturabilmek,
• Tatbikat programı ve başarı kriterleri geliştirebilmek,
• İç tetkik sürecine hazırlanmak ve objektif kanıtları değerlendirebilmek,
• Yönetimin gözden geçirmesi ve sürekli iyileştirme mekanizmalarının rolünü anlayabilmek.

ISO 22301 Eğitimlerinde Sık Karşılaşılan Yanlış Yaklaşımlar

TOEM Kalite Eğitim Yaklaşımı

TOEM Kalite olarak ISO 22301 eğitimlerinde hazır ve tek tip anlatım yerine kuruluşun faaliyet alanını, kritik ürün ve hizmetlerini, süreçlerini, kaynak bağımlılıklarını, mevcut planlarını ve yönetim sistemi olgunluğunu dikkate alan bir yaklaşım benimsiyoruz.

Eğitim içeriğinin kuruluşun ihtiyaçlarına göre uyarlanması, katılımcıların öğrendiklerini iş ortamına aktarmasını kolaylaştırır. Bu nedenle eğitim öncesinde faaliyet kapsamı, kritik ürün ve hizmetler, önemli bağımlılıklar, katılımcı profili, mevcut sistem seviyesi ve öncelikli süreklilik konuları hakkında bilgi alınması faydalıdır.

Sık Sorulan Sorular